Come ormai tutti sappiamo la fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1°gennaio 2019, a parte per alcune categorie esenti.
Questo cambiamento è stato probabilmente l’incipit di una rivoluzione digitale in quanto molte aziende sono partite proprio da questo obbligo per arrivare alla digitalizzazione dei processi.
Il primo passo per arrivare alla fattura elettronica è stato fatto nell’ormai lontano 2014, quando fu resa obbligatoria verso le Pubbliche Amministrazioni ed enti pubblici, e successivamente anche per le società quotate in borsa.
La seconda mossa è stata poi quella di rendere il Sistema di Interscambio usufruibile in maniera facoltativa anche per professionisti ed imprese, per poi arrivare appunto nel 2019 ad avere l’obbligo di fattura elettronica.
Tutto questo, come accennavamo anche prima, non vale per tutti, in quanto chi ha partita IVA a regime forfettario è tutt’ora esente.
Vediamo ora nel dettaglio il funzionamento della fattura elettronica.
Come funziona la fatturazione elettronica
La fattura elettronica tanto per iniziare contiene le stesse informazioni della tradizionale fattura cartacea, con la differenza che viene prodotta in un file XML.
La fattura viene infatti emessa attraverso uno specifico software od una piattaforma online per poi essere spedita al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio della AdE (Agenzia delle Entrate).
Il tutto per funzionare ha bisogno che siano rispettati tre requisiti:
- Il formato in file XML
- Il Codice Destinatario
- Invio tramite SDI
XML, perché?
Semplice, perché è un linguaggio universale, riconosciuto sia dai sistemi open che da quelli proprietari Windows e Mac, quindi non importa quale sistema operativo usi o da quale piattaforma tu compili la fattura elettronica, non avrai mai problemi di compatibilità.
Il codice destinatario
Questo codice ormai conosciuto da chiunque abbia un azienda, è un codice alfanumerico univoco che identifica il soggetto destinatario senza possibilità di errore, un po’ come il codice fiscale insomma.
SdI, il sistema di interscambio
L’SdI è la componente chiave che si occupa di ricevere le fatture in formato XML, verificarne la correttezza e che il destinatario sia corretto, e poi come un bravo postino le recapita a destinazione presso l’apposita area web dell’Agenzia delle entrate, e nel caso il destinatario sia munito di PEC e sia esplicitata nella fattura, verrà inviata anche alla PEC.
La PEC è utile anche per chi ha partita IVA a regime forfettario, quindi esente da fattura elettronica, perché se è vero che non deve emettere e-fatture, è altrettanto vero che deve essere predisposto a riceverle, e non avendo un codice SDI deve comunicare almeno la propria PEC.
Infatti in questi casi chi emette fattura deve inserire una cifra a sette zeri nel codice SDI ed indicare frozatamente la PEC del destinatario, pena il non invio della fattura.
Conservare le fatture elettroniche
Come tutti i documenti fiscali anche le fatture elettroniche vanno conservate per 10 anni, e questo obbligo vale sia per fatture emesse che ricevute.
La fattura elettronica, essendo nativamente digitale ha il vantaggio di non dover essere archiviata in polverosi faldoni in buie stanze, ma viene direttamente salvata su supporti ottici, siano essi Hard Disk o CD/DVD, oppure anche in soluzioni Cloud.
la conservazione sostitutiva infatti ha il vantaggio che i documenti salvati sono facilmente reperibili e consultabili in tempi rapidi e sono sempre perfettamente integri e leggibili, cosa che un archivio cartaceo non sempre permette.
Nella conservazione delle fatture elettroniche, inoltre, per renderle pienamente conformi alle norme sulla conservazione bisogna che siano vidimate con firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione.
Come conservare le fatture elettroniche?
Ci sono tre possibilità, cioè usare il servizio gratuito dell’AdE, affidarsi ad una gestione in outsourcing, oppure usare direttamente un software per la gestione completa delle fatture elettroniche che si occupa sia della creazione che della conservazione delle stesse.
