Conservazione sostitutiva e archiviazione digitale per liberarsi dell’archivio cartaceo.
Conoscere la normativa sulla conservazione dei documenti è oggi essenziale per non incappare in sanzioni gravose ed inattese.
A volte basta semplicemente conoscere i meccanismi base di come funziona la conservazione sostituiva dei documenti per garantire un buon servizio alla propria azienda.
È poi inutile tentare di nascondere sotto il tappeto i propri errori, perché oggi incrociando i dati con clienti e fornitori è possibile risalire ad esempio al ciclo passivo e attivo, e se i dati non combaciano potrebbero essere guai.
Conservare tutti i documenti fiscali che riguardano la gestione aziendale in maniera corretta e rispettando la normativa é quindi fondamentale.
Come conservare digitalmente i documenti cartacei
Digitalizzare i documenti cartacei non è importante solo ai fini fiscali, ma anche per una più snella e funzionale gestione amministrativa, con numerosi vantaggi sia economici che in termini di tempo.
Utilizzare un archivio digitale per i registri contabili garantisce una migliore tracciabilità dei documenti ed al contempo anche una maggior sicurezza dei dati, ivi compresa la loro integrità.
Quante volte un archivio umido ha gettato alle ortiche anni di documenti fiscali?
Fortunatamente poi anche le leggi sono venute incontro alla digitalizzazione delle aziende, vedi ad esempio il DPR 445 del 28 dicembre 2000, dove all’articolo 6 si legge la facoltà di poter usare e mantenere direttamente un documento digitale garantendone la validità legale senza doverlo forzatamente stampare.
Prima di allora infatti solo la copia cartacea faceva fede, mentre ora può restare archiviato tranquillamente un un CD o in un hard disk, o anche semplicemente su server sia fisici che virtuali, purché in tutta sicurezza.
Nel 2004 è poi uscito il Decreto ministeriale del 23 gennaio, dove si enuncia che i documenti contabili devono avere caratteristiche di immodificabilità, essere leggibili nel tempo e devono avere marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione.
Per la conservazione digitale sono state poi definite le linee guida con il successivo dmef 17 giugno 2014, dove si interviene anche in materia di fatturazione elettronica.
Dove salvare i documenti digitali e con che formato?
I documenti digitali o quelli digitalizzati da supporto cartaceo possono essere archiviati su supporti ottici come i CD o DVD, anche se la loro conservazione prevede comunque la gestione di un archivio di non sempre semplice consultazione.
L’alternativa migliore è quella di appoggiarsi direttamente su un server appositamente installato allo scopo di salvare ed archiviare i documenti.
Un altra soluzione può essere quella di salvare i file generati su archivi online, ma la raccomandazione è quella di utilizzare sempre un servizio professionale.
Per quel che riguarda i formati, invece, la conservazione digitale prevede di poter salvare un documento in:
- TIFF
- XML
- JPG
- TXT
- ODF
- Formati dei messaggi di posta elettronica
Conservazione digitale: cosa conservare?
Nella conservazione digitale rientrano molte tipologie di documenti, tra cui a titolo di esempio:
- Dichiarazioni fiscali
- F23 ed F24
- Bilanci d’esercizio
- Fatture del ciclo attivo e passivo
Alcuni vantaggi della conservazione digitale
Il primo vantaggio di cui tener conto è sicuramente una maggior efficienza nella gestione dei documenti, riducendo di molto i tempi sia per la loro conservazione ma anche per reperibilità e sicurezza.
Inoltre vengono notevolmente abbattuti i costi per le stampe in termini di carta ma anche di toner e manutenzione delle stampanti, per poi terminare con un indubbio vantaggio con il recupero di spazi prima dedicati all’archivio cartaceo.
Conclusione
Prevedere all’interno della propria azienda la conservazione sostitutiva e digitale dei documenti, il tutto seguendo la normativa, è quindi un passo importante per snellire l’intero processo documentale con maggior efficienza gestionale e risparmi economici.
Inoltre ci mette al riparo da problemi fiscali grazie alla pronta reperibilità dei documenti archiviati digitalmente.