Lo smart working, noto anche come lavoro agile, rappresenta oggi più che mai una valida opportunità per il mondo delle imprese, oltre che per la pubblica amministrazione. Vero è che questo modo di lavorare si è diffuso per motivazioni collegate alla pandemia da Covid-19, ma in realtà, seppur in minor scala, era già un’importante realtà in molti contesti lavorativi, dove l’intento primario era quello di migliorare la qualità della vita di alcune figure particolarmente strategiche che potevano lavorare anche a distanza.
Lavorare in smart working vuol dire essere in grado di adattarsi ad un modo differente di svolgere i propri incarichi lavorativi. A definire meglio questo concetto, vi è la Legge n. 81/2017 che evidenzia l’importanza della flessibilità organizzativa che il datore di lavoro e il dipendente sottoscrivono con un accordo che tratta numerosi temi, a partire dall’uso degli strumenti che permettono di lavorare in remoto.
Promuovere il lavoro agile comporta, di fatto, un incremento considerevole della competitività e un’evidente agevolazione relativa alla conciliazione dei tempi da dedicare all’attività professionale e alla vita privata. Questo articolo lo abbiamo scritto con l’aiuto del portale di salute e benessere: https://benessereelifestyle.it/
Quali sono i vantaggi effettivi dello smart working?
Ecco in rapida carrellata alcuni dei motivi per cui lo smart working può rappresentare una vera e propria svolta lavorativa e culturale:
- maggiore valorizzazione e responsabilizzazione dei lavoratori, perché ci si focalizza di più sui compiti lavorativi e sugli obiettivi professionali, piuttosto che sui formalismi;
- impiego di tecnologie sempre più all’avanguardia e sviluppo del know-how in ambito digital;
- maggiore produttività;
- ottimizzazione delle risorse umane e delle tempistiche;
- più qualità nei servizi offerti;
- taglio degli sprechi;
- riduzione dell’assenteismo.
Consigli per lavorare bene in smart working
Premettendo che non esiste un modo giusto o sbagliato di lavorare in smart working, è bene evidenziare che per molte categorie di lavoratori è tuttora necessario un certo periodo di adattamento. Ecco, pertanto, alcuni utili consigli per lavorare bene in smart working.
1. Organizzazione del lavoro in team
Come in un ufficio tradizionale, per lavorare bene in smart working, occorre una certosina organizzazione delle mansioni da portare a termine con gli altri membri del team. La mole di lavoro va suddivisa in base alle competenze e al know how di ogni figura professionale. Più una realtà imprenditoriale risulta organizzata, tanto più è efficiente e produttiva. Conoscere le scadenze, in quest’ottica, è essenziale, affinché il progetto sia portato a termine. L’utilizzo degli strumenti di project management è oggi più che mai imprescindibile. Trello, ad esempio, è un ottimo tool che permette ai lavoratori di vedere in tempo reale come si evolve il progetto e di tenere sotto controllo le scadenze.
2. Mantenere la comunicazione aperta con gli altri componenti del team
In un team, specie in smart working, un consiglio da tenere ben in mente è il mantenimento della comunicazione aperta con i colleghi di lavoro. Passare da un compito all’altro e da un contesto lavorativo reale ad uno virtuale, noto come modalità di isolamento, è stato ed è tuttora un cambiamenti rivoluzionario per molti. Lavorare in smart working non significa affatto tagliare i rapporti con i membri del team, ma all’esatto opposto interagire con loro, affinché ognuno apporti miglioramenti concreti al progetto. Dare importanza alle sessioni di brainstorming e ai meeting online è di vitale importanza. D’altronde, si è nel pieno dell’era digitale.
3. La tecnologia è un alleato strategico, specie in smart working. Va sfruttata a regola d’arte!
Il ruolo della tecnologia è sempre più prezioso, perché consente ai membri del team di rimanere in contatto tra loro, oltre che con i clienti e con i fornitori. Tra sistemi di messaggistica istantanea, tipo Google Hangouts Chat, i software freeware VoIP, come Skype, Google Meet e Zoom, c’è la possibilità di rimanere sempre connessi. Anche se ciò non vuol dire per forza di cose lavorare ininterrottamente. Lavorare in smart working, infatti, significa essere maggiormente produttivi, ma il giusto equilibrio tra vita privata e impegni professionali è di vitale importanza.
4. Definizione dell’orario di lavoro
Separare la vita lavorativa da quella privata, è possibile solo se si definisce al meglio l’orario di lavoro: stabilire inizio, fine e il tempo per le pause è essenziale per essere produttivi. A fronte di importanti carichi di lavoro, ci sta fare qualche straordinario. Ma l’overworking dovrebbe essere l’eccezione e non la regola.
5. Creazione di un ufficio a casa per lavorare in smart working
Anche quando si lavora da casa, c’è bisogno di uno spazio da dedicare solo ed esclusivamente all’attività lavorativa. Perciò, è bene scegliersi con cura un angolo della casa, dove avere la giusta distanza dal resto della casa e dai membri della famiglia. Riuscire a tenere lontano la tv e il tavolo da cucina, due possibili fonti di distrazioni nel corso della giornata, gioverà di certo alla produttività.
Restare concentrati e focalizzati sugli obiettivi, è possibile solo se il comfort è ottimale e se il contesto lavorativo è ordinato.
6. Professionalità
La professionalità è una componente imprescindibile anche nel lavoro in smart working. Perciò, anche se si è a casa, la propria immagine va sempre curata: l’abbigliamento deve essere adeguato, specie nei meeting ufficiali. Trattasi di una questione di credibilità con gli altri.
Conclusioni
Con l’avvento della pandemia da Covid-19, lo smart working con tutta probabilità rappresenterà non più una novità assoluta, ma la normalità. Lavorare a distanza, per molte categorie di lavoratori, è decisamente più produttivo: chi ha lavori impiegatizi, chi fa parte del management di un’impresa, chi ricopre lo strategico ruolo di informatico, ad esempio, nella maggior parte dei casi, ha potuto constatare di essere più soddisfatto della propria qualità di vita. C’è maggiore produttività, in quanto vi sono meno distrazioni. Inoltre, si ottimizzano i tempi. Chi impiegava un’ora per arrivare sul posto di lavoro, con lo smart working si evita lo stress del traffico cittadino o quello dei mezzi pubblici e può dedicare questo tempo a passioni, hobby e interessi personali. Cosa in passato francamente impossibile.
Lavorare in smart working può quindi convenire, anche se l’altra faccia della medaglia è la minore interazione fisica con i colleghi. E il lavoro è fatto anche di contatti. Una soluzione intermedia nel lungo periodo, forse, sarebbe auspicabile.
