Dal Gennaio 2019 le aziende piccole e grandi hanno iniziato a fare i conti con la fattura elettronica che a volte può essere emessa senza codice univoco, nonostante questo sia uno dei suoi tratti distintivi. Uno di quegli elementi indispensabili come lo è il numero di partita IVA sia del mittente che del destinatario e sulla cui esattezza vigila il Sistema di Interscambio.
La fattura elettronica è stata inserita nell’economia italiana come primo passo verso un totale cambiamento che porterà a una sempre maggiore dematarializzazione del lavoro e il suo essere spostato su un piano digitale allo scopo di semplificare alcuni passagio ormai dati per scontati da tanti anni statici.
Fattura elettronica senza codice univoco: come fare
Il codice univoco è uno degli elementi fondamentali della fattura elettronica ed è indispensabile per fare in modo che il documento possa arrivare al destinatario. Ricordiamo a tal proposito che gli interscambi avvengono tutti in maniera digitale e in questo particolare caso il tutto avviene grazie al Sistema di Interscambio e a dei software che appunto assegnano i codici univoci alle aziende.
In alcuni casi il codice univo viene sostituito dalla PEC, la posta elettronica certificata su cui è possibile trasmettere i file XML delle fatture a cui ha generalmente, accesso diretto il consulente fiscale che può così tenerne contabilità. La risposta al come emettere fattura senza codice univoco sta proprio nel caso in cui si decide di ricevere la fattura tramite PEC è possibile emettere fattura senza codice univoco, così come avviene quando si emette fattura nei confronti di un soggetto senza partita IVA. In entrambe i casi è possibile inserire, al posto del codice univo una sequenza di 6 zeri, i quali indicano che il soggetto non ha codice.
Dati obbligatori della fattura elettronica
Così come accadeva per la fattura cartacea, a cui alcuni soggetti esonerati dall’elettronico ancora fanno ricorso, il documento ha alcuni elementi obbligatori che ne determinano la validità. Tra i dati obbligatori si trovano:
- intestazione di entrambe le parti coinvolte: con nome e indirizzo della sede;
- partita IVA;
- la data di emissione della fattura;
- codice univoco del destinatario o in alternativa l’indirizzo PEC: indispensabile per l’invio della fattura dopo i controlli dell’SDI;
- firma digitale di chi l’ha emessa.
Trasmissione della fattura elettronica
Chi emette fattura, dopo averla compilata deve provvedere a recapitarla al destinatario e questo può avvenire grazie all’SDI. Ogni mittente può però avvalersi di diversi sistemi quando si parla di trasmissione della fattura:
- posta elettronica certificata;
- servizi informatici gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- servizi informatici che è possibile acquistare in rete o da privati;
- sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FPT.
Tali mezzi sono in grado non solo di trasmettere i file XLM delle fatture, ma permettono anche di decifrarli e quindi aprirli.
Quando la fattura viene trasmessa è sottoposta in maniera immediata al controllo dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso in cui venga ritenuta errata entro 5 giorni al mittente ritorna la ricevuta di scarto. Ma se i controlli vengono superati, grazie alla PEC o al codice univoco avviene la trasmissione al destinatario.
Termini di invio
Per l’invio della fattura occorre rispettare dei termini a livello tempistico. Nel caso in cui tali termini non vengono rispettati è possibile incorrere in sanzioni non di poco conto, si va dal 90% al 180% del valore della fattura che non è stata trasmessa in maniera tempestiva.
I tempi dipendono dalla tipologia di fattura che si decide di utilizzare. In questo caso distingueremo tra fattura immediata che deve essere trasmessa o entro le 24 ore successive alla vendita del prodotto o alla prestazione del servizio o al massimo entro i 12 giorni successivi.
Totalmente differente è la fatturazione differita che alcune aziende adottano con i clienti “fissi”. La fattura differita può essere applicato nel caso in cui si prestano diversi servizi, nell’arco di un mese a un unico destinatario. In questo caso è possibile unire le prestazioni in un’unica fattura che può essere emessa e trasmessa al massimo entro il 15 del mese successivo.
In questo caso la confusione può nascere su quale sia la data giusta per la fattura. La data da inserire è quella di emissione della fattura, corrispondente a una delle vendite effettuate e ivi riportate.
Fattura elettronica senza codice univoco: archiviazione
La fattura elettronica è un file XML ma nella sua compilazione e negli obblighi non differisce molto da quella cartacea, la differenza è la diminuzione della carta, molto meno spazio occupato dalle fatture negli anni accumulate e sa facilità di ritrovare il documento al momento del bisogno.
Così come voleva la legge per le fatture cartacee, anche quelle elettroniche una volta inviate devono essere conservate in archivio per almeno 10 anni. Molto semplice per chi utilizza la PEC, che ha anche un archivio personale che riesce a contenere tutte le fatture, non cambia molto per chi invece, si avvale del codice univoco.
I software o le piattaforma online per l’emissione della fattura elettronica, offre anche un archivio, la stessa cosa la fa l’Agenzia delle Entrate, garantendo che i documenti scambiati vengono conservati per ben 15 anni, facilitando così eventuali controlli da parte del fisco.
Soggetti esenti da fatturazione elettronica
Come accennato in precedenza, ci sono alcuni soggetti che pur avendo partita IVA godono di esenzione dalla fatturazione elettronica, anche se possono aderirvi volontariamente andando anche a usufruire di alcune agevolazioni.
I soggetti di cui si parla, sono coloro che aderiscono al regime forfettario e a quello dei minimi. Soggetti dotati di partita IVA ma che in un anno non superano un certo livello di guadagno e per questo possono godere di un sistema di tassazione agevolata. Tali soggetti non solo sono esonerati dalla fatturazione elettronica, ma per quel che riguarda il regime dei minimi, non sono anche obbligati all’applicazione dell’IVA e della sua liquidazione ed inoltra non devono riportare le fatture in contabilità. Si tratta di eccezioni pensate per agevolare soggetti come i piccoli imprenditori agricoli, i liberi professionisti e le ditte individuali.
